Haal meer uit Exact met Synergy AI: wat een AI-agent binnen Synergy eigenlijk voor je doet

Werk je dagelijks in Exact Synergy? Dan weet je precies hoeveel tijd het kost om documenten, aanvragen en andere handmatige handelingen te verwerken. Bestanden openen, informatie overtypen, contracten doorlezen, e-mails categoriseren, aanvragen aanmaken, linken naar de juiste relatie of het juiste project. Dit zijn de taken waar uw Synergy-gebruikers een groot deel van hun dag aan besteden.

Dat kan veel efficiënter. Niet door je mensen harder te laten werken, en niet door een nieuw systeem te implementeren. Maar door een AI-agent rechtstreeks te laten werken binnen in uw Synergy-omgeving.

Wat een AI-agent in Synergy eigenlijk doet

Selecteer enkele documenten, aanvragen, relaties of projecten. Open de chat. Geef een opdracht in platte tekst. Dat is de hele operatie.

De agent begrijpt wat u hebt geselecteerd, analyseert de inhoud, vergelijkt waar nodig en voert acties uit in uw processen. Geen nieuwe interface om te leren, geen export-import, geen datamigratie.

Het gebeurt allemaal binnen Synergy, op basis van de gegevens die er al zijn.

Concreet kan een AI-agent in Synergy: begrijpen wat u selecteert — of het nu gaat om bezoekverslagen, contracten, aanvragen of projectdocumenten.

Analyseren en samenvatten — een stapel bezoekverslagen teruggebracht tot kernpunten, een reeks contracten vergeleken op afwijkingen.

Controleren en vergelijken — overeenkomsten tegen de werkelijkheid plaatsen, afwijkingen signaleren.

En voer acties uit in processen: nieuwe aanvragen aanmaken, documenten opstellen, follow-ups plannen. Allemaal vanuit je chat.

Drie stappen, niets meer

‍‍De workflow voor een Synergy-gebruiker is bewust eenvoudig gehouden:

1. Selecteer je gegevens in Synergy. Documenten, aanvragen, relaties of projecten — precies zoals u dat normaal zou doen.
2. Kies het Synergy AI-pictogram en kies de assistent of agent die je wilt inzetten. Ieder voor zijn eigen taak.
3. Chat en geef een opdracht voor acties. Typ of spreek wat je nodig hebt. De agent doet de rest.

Er is geen handleiding. Geen training nodig. Als u Synergy kunt gebruiken, kunt u de agent bedienen.

Praktische gebruiksscenario's voor Synergy-gebruikers

• Voor accountbeheer. Selecteer vijf bezoekverslagen van een belangrijke klant en vraag: „Wat zijn de belangrijkste openstaande acties uit deze rapporten, en welke zijn nog niet InSynergy?” De agent vat samen, identificeert wat nog niet als een actie is geregistreerd en bereidt de ontbrekende acties voor op creatie.
• Voor contractbeheer. Selecteer een reeks servicecontracten en vraag: „Welke contracten wijken af van onze standaardvoorwaarden en wat zijn de belangrijkste risicopunten?” De agent analyseert, vergelijkt en bezorgt een overzicht met afwijkingen per contract, plus een conceptmail aan Legal.
• Voor projectleiders. Selecteer alle documenten rond een lopend project en vraag: "Geef me een statusoverzicht op basis van deze documenten en welke beslissingen nog niet zijn vastgelegd.” De agent leest, correleert en levert een samenvatting van het project met open beslissingen.
• Voor back-office en directeuren. Spreek in: „Maak een aanvraag voor de vergadering van volgende week, baseer de agenda op onafgemaakte acties van de laatste vergadering.” De agent genereert de aanvraag, haalt de onvoltooide punten op en bereidt alles voor in Synergy.
• Voor financiën. Selecteer inkomende postcorrespondentie rond facturen en vraag: „Categoriseer deze, link naar de juiste projecten en stel waar nodig reacties op.” De agent categoriseert, matcht, ontwerpt.
• Voor HR. Selecteer binnenkomende cv's en vacaturebeschrijvingen, vraag: „Koppel deze kandidaten aan het vacatureprofiel en voer een eerste screening uit.” De agent doet de voorselectie — de beslissing blijft bij HR.

De drie rollen in AI binnen Synergy

Er is een elegante rolverdeling in de manier waarop dit werkt. Je kiest de gegevens — omdat je je klant, je project en je context kent. De AI doet de analyse — want daar is een taalmodel goed in. Synergy voert het uit — want dat is uw administratiesysteem, daar hoort de registratie thuis.

Dat is ook de reden waarom dit werkt waar puur generieke AI-oplossingen falen. De AI is geen externe tool waar je gegevens naar moet kopiëren. De AI werkt op de plek waar je werk gebeurt, met de rechten die je gebruiker al heeft, in het systeem waar de audit trail al thuishoort.

Wat dit verandert voor jouw organisatie

Voor directeuren en managers van organisaties die Exact Synergy gebruiken, is de vraag niet langer „moeten we iets doen met AI?” — dat antwoord is inmiddels duidelijk. De vraag is: waar in ons Synergy-gebruik zit de grootste bron van repetitief handmatig werk, en welke van die taken zouden we willen dat een agent voor ons voorbereidt?

Onze ervaring is dat het zelden *het* enige grote knelpunt is. Het is veel vaker een optelsom van vele kleine contracten: de tientallen contracten die elke maand worden gecontroleerd, de honderden e-mails die moeten worden geclassificeerd, de rapporten die moeten worden samengevat voor het bestuur. Elk duurt tien minuten op zich, samen een volledige werkweek per maand. Dat is waar de winst zit.

Waar moet je beginnen

Kies één soort taak waar je team veel tijd aan besteedt. Samenvattend bezoekverslagen. Contracten vergelijken. Het categoriseren van postcorrespondentie. Eén taak, niet tien. Laat drie mensen van dat team twee weken met de agent samenwerken en vraag hen: waar heeft het je geholpen, en waar niet?

Wat werkt, verspreidt zich. Wat niet werkt, hoor je snel genoeg. Daarom bieden we dit ook niet aan als een groot transformatieprogramma, maar als een hulpmiddel dat je toevoegt aan je bestaande Synergy-omgeving.

Werken jouw mensen dagelijks in Synergy? Dan zit daar waarschijnlijk meer tijd vast dan je vermoedt. En meer tijd om vrij te maken dan je denkt.