Haal meer uit Exact met Synergy AI

Werkt u dagelijks in Exact Synergy? Dan weet u precies hoeveel tijd het verwerken van documenten, aanvragen en andere handmatige acties kost. Bestanden openen, informatie overtypen, contracten doorlezen, e-mails categoriseren, aanvragen aanmaken, koppelen aan de juiste relatie of project. Dit zijn de taken waar uw Synergy-gebruikers een groot deel van hun dag aan besteden. Dat kan veel efficiënter. Niet door uw mensen harder te laten werken, en niet door een nieuw systeem te implementeren. Maar door een AI-agent direct in uw Synergy-omgeving te laten werken.

Wat een AI-agent in Synergy daadwerkelijk doet

Selecteer een paar documenten, aanvragen, relaties of projecten. Open de chat. Geef een commando in begrijpelijke taal. Dat is de hele operatie. De agent begrijpt wat u heeft geselecteerd, analyseert de inhoud, vergelijkt waar nodig en voert acties uit in uw processen. Geen nieuwe interface om te leren, geen export-import, geen datamigratie.

Het gebeurt allemaal binnen Synergy, gebaseerd op de data die daar al staat. Concreet kan een AI-agent in Synergy: begrijpen wat u selecteert — of het nu gaat om gespreksverslagen, contracten, aanvragen of projectdocumenten.

Analyseren en samenvatten — een stapel bezoekverslagen teruggebracht tot de kernpunten, een reeks contracten vergeleken op afwijkingen.

Controleren en vergelijken — afspraken toetsen aan de realiteit, afwijkingen signaleren.

En acties uitvoeren in processen — nieuwe aanvragen aanmaken, documenten opstellen, follow-ups inplannen. Alles vanuit je chat.

Drie stappen, niets meer

De workflow voor een Synergy-gebruiker is bewust eenvoudig gehouden: 1. Selecteer je gegevens in Synergy. Documenten, aanvragen, relaties of projecten - precies zoals je normaal zou doen. 2. Kies het Synergy AI-icoon en selecteer de assistent-agent die je wilt inzetten. Elk voor zijn eigen taak. 3. Chat en geef een commando voor acties. Typ of spreek in wat je nodig hebt. De agent doet de rest. Er is geen handleiding nodig. Geen training vereist. Als je Synergy kunt gebruiken, kun je de agent bedienen.

Praktische use cases voor Synergy-gebruikers

• Voor accountmanagement. Selecteer vijf bezoekverslagen van een grote klant en vraag: “Wat zijn de belangrijkste openstaande acties uit deze verslagen, en welke staan nog niet in Synergy?” De agent vat samen, identificeert wat nog niet als actie is vastgelegd en bereidt de ontbrekende acties voor om aangemaakt te worden.

• Voor contractmanagement. Selecteer een reeks servicecontracten en vraag: “Welke contracten wijken af van onze standaardvoorwaarden en wat zijn de belangrijkste risicopunten?” De agent analyseert, vergelijkt en levert een overzicht met afwijkingen per contract, plus een conceptmail voor juridische zaken.

• Voor projectleiders. Selecteer alle documenten rondom een lopend project en vraag: “Geef mij een statusoverzicht op basis van deze documenten en welke besluiten zijn nog niet vastgelegd?” De agent leest, correleert en levert een projectsamenvatting met openstaande besluiten.

• Voor backoffice en directie. Spreek in: “Maak een verzoek aan voor de vergadering van volgende week, baseer de agenda op onafgehandelde actiepunten uit de vorige vergadering.” De agent genereert het verzoek, haalt de openstaande punten op en bereidt alles voor in Synergy.

• Voor finance. Selecteer inkomende e-mailcorrespondentie rondom facturen en vraag: “Categoriseer deze, koppel ze aan de juiste projecten en stel conceptantwoorden op waar nodig.” De agent categoriseert, matcht en schrijft concepten.

• Voor HR. Selecteer inkomende cv’s en vacatureomschrijvingen, en vraag: “Match deze kandidaten met het vacatureprofiel en voer een eerste screening uit.” De agent doet de voorselectie — de beslissing blijft bij HR.

De drie rollen van AI binnen Synergy

Er is een elegante rolverdeling in hoe dit werkt. Jij kiest de data — want jij kent je klant, je project en je context. De AI doet de analyse — want dat is waar een taalmodel goed in is. Synergy voert het uit — want dat is je administratiesysteem, daar hoort de registratie thuis. Dat is ook waarom dit werkt waar puur generieke AI-oplossingen falen. De AI is geen externe tool waar je data naar toe moet kopiëren. De AI werkt op de plek waar je werk plaatsvindt, met de rechten die je gebruiker al heeft, in het systeem waar de audit trail al hoort te zijn.

Wat dit verandert voor je organisatie

Voor directeuren en managers van organisaties die Exact Synergy gebruiken, is de vraag niet langer “moeten we iets met AI doen?” — dat antwoord is inmiddels wel duidelijk.

De vraag is: waar binnen ons gebruik van Synergy zit de grootste bron van repeterend handmatig werk, en welke van die taken zouden we door een agent willen laten voorbereiden? Onze ervaring is dat het zelden de ene grote bottleneck is.

Het is veel vaker een optelsom van vele kleintjes: de tientallen contracten die elke maand gecontroleerd moeten worden, de honderden mails die geclassificeerd moeten worden, de rapporten die samengevat moeten worden voor het bestuur.

Elke taak kost op zichzelf tien minuten, samen is dat een volledige werkweek per maand. Dát is waar de winst zit.

Waar te beginnen

Kies één type taak waar je team veel tijd aan besteedt. Het samenvatten van bezoekverslagen. Het vergelijken van contracten. Het categoriseren van e-mailcorrespondentie.

Eén taak, geen tien. Laat drie mensen uit dat team twee weken met de agent werken en vraag hen: waar hielp het je en waar niet? Wat werkt, verspreidt zich vanzelf. Wat niet werkt, hoor je snel genoeg. Dat is ook de reden waarom we dit niet aanbieden als een groot transformatieprogramma, maar als een tool die je toevoegt aan je bestaande Synergy-omgeving. Werken je mensen dagelijks in Synergy? Dan zit daar waarschijnlijk meer tijd in vast dan je vermoedt. En is er meer tijd vrij te maken dan je denkt.